Stel je voor: je krijgt elke maand tientallen papieren facturen. Ze stapelen zich op in je mailbox, op je bureau en in je boekhoudsoftware. Je raakt het overzicht kwijt, betaalt misschien te laat en verliest tijd aan manuele verwerking. Ondertussen vragen je klanten en leveranciers of je al ‘digitaal’ werkt. En dat is niet zomaar: in 2026 wordt elektronische facturatie verplicht in België voor alle B2B-transacties. Werk je in België, dan heb je dus geen keuze meer. Maar waarom wachten tot de wet je verplicht?
Wat verandert er in 2026?
Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische bedrijven onderling facturen elektronisch uitwisselen via een gestandaardiseerd formaat. Deze verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen. Die facturen moeten ook via een officieel, beveiligd netwerk zoals Peppol verzonden worden.
Het gaat dus niet gewoon om een pdf-factuur via e-mail. Dat telt niet meer. Je facturen moeten gestructureerd, digitaal verwerkbaar én via een erkend platform verzonden worden.
De overheid wil op die manier fraude tegengaan, administratieve kosten verlagen en de verwerking versnellen. Voor jou als ondernemer betekent dit: aanpassingen in je facturatiesysteem.
Wachten tot eind 2025 is geen goed idee. De overgang vraagt tijd. En hoe sneller je overschakelt, hoe sneller je zelf de voordelen merkt. want voor België geldt: elektronische facturering verplicht 2026.
Waarom overstappen niet alleen verplicht, maar ook slim is
De wetgeving dwingt bedrijven straks tot verandering, maar wie nu al overstapt, heeft daar meteen voordelen van.
Je hoeft minder handmatig werk te doen. Je vermijdt fouten. En je facturen worden sneller betaald. Ook de communicatie met je boekhouder wordt eenvoudiger: hij of zij kan de facturen rechtstreeks inlezen in het boekhoudpakket.
En dan is er nog iets: veel bedrijven kiezen partners op basis van digitale maturiteit. Werk jij nog met Excel-bestanden en pdf’s? Dan lig je al snel achter op je concurrenten die hun volledige facturatie hebben geautomatiseerd.
Wat is Peppol en waarom is het belangrijk?
Peppol is een beveiligd internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten kunnen uitwisselen.
Via Peppol kan je elektronische facturen verzenden en ontvangen in een vast formaat (zoals UBL). Dat zorgt ervoor dat je facturen meteen kunnen ingelezen worden in het systeem van je klant, zonder manuele tussenkomst.
Voor Peppol heb je een ‘access point’ nodig. Dat is een soort digitale toegangspoort tot het netwerk. Je kan zo’n access point apart regelen, maar handiger is het om software te kiezen die dat voor jou integreert.
Op deze pagina over de beste Peppol software België ontdek je welke tools geschikt zijn voor jouw situatie. Je hoeft geen technisch expert te zijn om ermee te starten.
Tips om nu al vlot over te stappen
Overschakelen op e-facturatie hoeft geen gigantisch IT-project te zijn. Maar het vraagt wel enige voorbereiding. Met deze tips ben je snel vertrokken:
1. Breng je huidige facturatieproces in kaart
Noteer hoe je vandaag werkt. Maak een lijst van welke tools je gebruikt (Excel, boekhoudsoftware, e-mail) en hoe je je facturen bewaart.
Zo zie je snel waar de knelpunten zitten en wat je moet aanpassen.
2. Kies software die klaar is voor Peppol
Ga voor software die Peppol integreert én gebruiksvriendelijk is. Je wil geen ingewikkelde installaties of technische tussenkomsten.
Een goede Peppol-oplossing zorgt ervoor dat je gewoon je factuur aanmaakt zoals je nu doet, maar dat die automatisch via het juiste netwerk verzonden wordt.
Controleer of je leverancier gecertificeerd is en ervaring heeft met Belgische btw-regels.
3. Betrek je boekhouder
Veel ondernemers vergeten hun boekhouder op tijd te betrekken. Maar zij moeten ook mee kunnen werken met jouw nieuwe systeem.
Bespreek met je boekhouder welke software hij of zij gebruikt. Kies indien mogelijk iets dat naadloos kan koppelen. Zo vermijd je dubbel werk.
4. Begin met één klant
Je hoeft niet alles ineens om te gooien. Begin met één klant die al via Peppol werkt of openstaat voor e-facturatie.
Zo test je rustig de overstap. Je leert gaandeweg, zonder dat je hele administratie op zijn kop staat.
5. Vraag hulp waar nodig
Je hoeft het niet alleen te doen. Er zijn betrouwbare softwarepartners die alles voor jou instellen en begeleiden.
Ze zorgen ervoor dat je correct bent aangesloten op Peppol en dat je administratie perfect afgestemd is op de nieuwe regels.
Veelgemaakte fouten bij de overstap
Veel bedrijven wachten tot het laatste moment. Dat zorgt straks voor een stormloop bij softwareleveranciers. Wacht dus niet tot eind 2025.
Een andere fout is om te denken dat een pdf via e-mail voldoende is. Zoals eerder gezegd: dat zal niet meer voldoen aan de nieuwe wetgeving.
Sommigen kiezen ook voor tools zonder Peppol-integratie. Ze moeten later opnieuw overstappen. Kies dus nu al een oplossing die meegroeit met de regelgeving.
Denk ook aan inkomende facturen
E-facturatie gaat niet alleen over verzenden. Ook inkomende facturen veranderen.
Steeds meer leveranciers gaan hun facturen via Peppol aan jou bezorgen. Zorg ervoor dat je systeem klaar is om die automatisch te ontvangen én te verwerken.
Zo hoef je ze niet meer manueel in te geven in je boekhoudpakket. Dat bespaart tijd en vermijdt fouten.
Automatisering als kans
De verplichting tot e-facturatie is eigenlijk een kans om je hele administratie efficiënter te maken.
Facturen sneller betaald krijgen. Minder fouten. Beter overzicht. Minder frustratie.
En belangrijker nog: je wint tijd. Tijd die je kan investeren in je klanten, je producten of in groei.
Start dus nu al met de overstap. Kies een goede tool. Test het uit. En wees straks helemaal klaar voor 2026.
Peppol is geen verplicht nummer meer, het wordt een vaste waarde in je administratie. Wie slim is, wacht niet tot het moet.